紙の回覧板をEメールに!mailchimpの活用


回覧板の現状

とある町内で、アナログ(紙)の回覧板を回しています。

現状は、
☑ 1軒1軒順番に回っていくため、かなり時間がかかっている
→1軒の遅れが全体の遅れになる

☑ 遅れが出た場合に、どこにあるのか把握できない

☑ 地区ごとの担当者の負担が大きい

特に、管理側の労力を軽減するための施策として、回覧板のメール化を検討しています。

Eメールにして、回覧板をこう変えたい

☑ 回覧メールを読んだ人を管理したい

☑ 緊急の回覧メールを読まなかった人だけをフォローしたい
→担当者の負担が相当に減る

☑ 今より多くたくさんの情報を共有したい

☑ スピーディーに情報を届けたい

メールにすることの懸念

☑ メールは開くが、読まない人が出る
→紙の回覧板だって、内容を読まずに、ハンコだけ押す人もいる。読む/読まないは自己責任。

☑ メールを使えない人がいる
→使えない人はいない。という前提で進めています。

☑ メールソフトを開かない(開いても週に1回/月に1回)
→携帯電話アドレス、スマホで見れるようにする。

☑ コミュニケーションが減ってしまう
参加率を上げる、貢献意欲を高める、別の取り組みが必要です。

メール配信のツールを選定

メール配信をするにあたり、いくつかのやり方があります。
それぞれのメリット・デメリットを挙げています。

※以下、メールを配信する側を管理者、メールを受け取る側を読者という表現をします。

BCC一括配信

◯:メールに使い慣れている分、管理者は導入しやすく、読者の抵抗はない
✕:複数の管理者がいる場合、メールアドレスの追加変更があった場合に名簿を一元管理しにくくなる
✕:既読/未読の判断ができない

メーリングリスト

◯:メールに使い慣れている分、管理者側では導入しやすく、読者の抵抗はない
△:グループ内部で全員のメールアドレスが公開される
✕:管理者宛に返信したつもりが、間違ってメーリングリスト全員に返信メールが流れてしまう事態に
✕:既読/未読の判断ができない

グループウェア

△:グループ内部で全員のメールアドレスが公開される
✕:受信設定など機能が複雑で、読者側が対応しきれない
✕:読者も専用サイトにアクセスしなければ、メールを読めないことも
✕:既読/未読の判断ができない

メルマガ配信サービス

◯:既読/未読の判断ができる
◯:読者はメールを見るだけでよい
△:導入時に管理者が使い方を覚える必要がある

ということで、メルマガ配信サービスの利用が目的に合致すると思われました。

mailchimpを選定

メール配信サービスのなかで、活用しようとしているツールは、mailchimp(読み:メールチンプ)です。
mailchimpはメールマーケティングのツールとして、全世界で1200万人が使用していると言われ、無料(※有料版もあり)で使えます。

※私自身は、mailchimpではなく、現状mauticを使っています、、、

メニューや説明が英語なので、導入するのに苦労しますが、
配信するメールは日本語になるので、慣れてしまえばいけそうです。

大事なのは、運用

使いこなす、活用されてこそのITツールですので、
普及するまでしっかりフォローしていきたいと思います。

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